در پي نصب و راه اندازي پورتال صدور پاسخ استعلام الكترونيك دفاتر اسناد رسمي در اداره ثبت اسلامشهر و در اجراي بخشنامه شماره 101/91/36196 مورخ 1391/3/23 اداره كل محترم ثبت استان تهران مبني بر صدور به موقع پاسخ استعلامات در ادارات ثبت و بمنظور بررسي مشكلات و موانع موجود در اين زمينه و همچنين بررسي فرايند فعلي رسيدگي به استعلامات دفاتر اسناد رسمي از ساعت 6/30 الي 8 صبح روز چهارشنبه مورخ 1391/3/24 جلسه كاربردي آموزشي استعلام الكترونيك جهت آموزش كارشناسان و متصديان اداره ثبت اسلامشهر در محل اداره برگزار گرديد و آقاي شعباني بصورت تئوري – عملي چگونگي فرايند پاسخ استعلام را از ابتداي دريافت در پورتال تا صدور نهايي پاسخ آن آموزش دادند و مسائل و مشكلات كاربران در فرايندهاي موجود در جلسه آموزشي مورد بررسي و اظهار نظر واقع شد.

در همين راستا و در پي تماسهاي مكرر تلفني دفاتر اسناد رسمي تابعه و بمنظور بررسي و نحوه اقدامات دفاتر اسناد رسمي در زمان تهيه استعلام الكترونيك نيز ايشان به اتفاق آقاي حسيني تركاني بازرس محترم ثبت و خانم قدمي از كارشناسان داده آمائي دفاتر املاك ثبت اسلامشهر پايان وقت اداري روز چهارشنبه مورخ 1391/3/24 با حضور در تعدادي از دفاتر اسناد رسمي از نزديك مسائل و مشكلات را بررسي نمودند و ضمن هماهنگي و تماس تلفني با كارشناسان محترم واحد فناوري اطلاعات اداره كل ثبت استان تهران در خصوص اشكالات موجود ارائه طريق گرديد و در نهايت جلسه اي كه به همين منظور و به جهت جمع بندي موضوع در دفترخانه شماره چهار اسلامشهر برگزار گرديد پس از بحث و تبادل نظر در نهايت تصميماتي به شرح ذيل اتخاذ گرديد.

 

الف - كما في السابق و مطابق بخشنامه  تا اطلاع ثانوي علاوه بر  ارسال استعلام

الكترونيك از سوي دفاتر ، استعلام ثبت به شيوه سنتي به همراه تصويرسند مالكيت

 و  پشت و روي  كارت ملي و  تصوير شناسنامه مالك  نيز  به اداره ثبت ارسال گردد.

ب‌-    تكميل تمامي فيلدهاي اطلاعاتي در استعلام الكترونيك خصوصا قيد كد ملي

و  كد پستي مالك و  همچنين كد پستي ملك  مورد ثبت  در  فيلد مربوطه

استعلام الكترونيك الزامي است.

ج- تا  اطلاع  ثانوي نمايندگان  دفاتر  بخشهاي  واوان ، چهاردانگه  و احمد آباد

 مستوفي  روزهاي فرد  و  نمايندگان  دفاتر  بخش  اسلامشهر  (مركزي)

 روزهاي زوج از ساعت 8 الي 8/30 صبح استعلامات خود را از بيرون اداره به

كارشناس ثبتي مستقر در باجه پستي تحويل نمايند و پاسخ هاي آماده شده

 استعلامات  را  در  همان  روزهاي  تعيين  شده  و  از ساعت  13/30  الي 14

از باجه 9 اداره و دفتر بازداشتي دريافت نمايند.

د‌-       دفاتر محترم ميبايست در مواردي كه ثبت دفتر املاك مسبوق به سابقه

 ثبت شهرري  يا  كرج مي باشد  اصل سند مالكيت  را طي نامه اداري در

روزها  و  ساعتهاي تعيين شده به اداره ثبت  ارسال و  رسيد  اخذ نمايند

 و  پس  از دريافت سند  و اختصاص ثبت و صفحه جديد  نسبت به ارسال

استعلام الكترونيك برابر بند الف فوق و بخشنامه هاي سازمان اقدام فرمايند.

ه‌-       از اين پس براي حضور نمايندگان محترم دفاتر در غير از روزها و ساعات تعيين

شده جهت پيگيري امور استعلامات مجوزي وجود ندارد و با متخلفين حسب

مورد برخورد قانوني خواهد شد.

و‌-       سران دفاتر محترم به نمايندگان خود  متذكر شوند به هيچ عنوان اجازه پيگيري

 امور مربوط  به مراجعين خدمات ثبتي  را ندارند و چنانچه مواردي مشاهده گردد

 ضمن معرفي متخلف به اداره كل محترم ثبت استان تهران برخورد قانوني خواهد

       شد و از ادامه حضور نماينده خاطي جلوگيري ميگردد.

ز- نمايندگان محترم دفاتر اسناد رسمي رعايت كامل شئونات اداري و اخلاق و حجاب

اسلامي را فرمايند.

ح-دفاتر محترم بهنگام تنظيم و ارسال استعلام الكترونيكي از درج حروف و سري چاپي

 مندرج در فيلد سريال چاپي استعلام خودداري و صرفا" اعداد چاپي درج شود بعنوان مثال

سريال الف/89 602037 صرفا" 602037 در فيلد قيد شود.

ط-دفاتر محترم اسناد رسمي نسبت به خريد و راه اندازي سيستم اينترنت پرسرعت (adsl)

باپهناي باند حد اقل kb 256 اقدام فرمايند.

    انشاء ا... با استعانت از درگاه خداوند متعال و همكاري و تعامل   في ما بين دفاتر

 محترم و اداره ثبت در جهت ارائه خدمات مطلوب به مراجعين محترم شاهد   تحولات

 اساسي باشيم. 

  و من الله التوفيق   روابط عمومي اداره ثبت اسناد اسلامشهر