طی دستورالعملی از طرف معاون محترم قوه قضاییه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نحوه ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات املاک از ابتدای سال آتی در کشور ابلاغ شد.
با عنایت به تکالیف مقرر در بند «و» ماده 46 و بند «م» ماده 211 قانون برنامه پنج ساله توسعه جمهوري اسلامي ايران و بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداري و مقابله با فساد مبنی بر اجرایی شدن ثبت آنی معاملات و با توجه به خروج برگه خلاصه معاملات از عداد اوراق بهادار، واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی ملزم به ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات املاک از تاریخ 1/1/1392به شرح زیر میباشند:
1- پس از تنظيم سند رسمی مربوط به ملک در دفتر اسناد رسمي، سردفتر مکلف است با ورود به سامانه مدیریت جامع املاک- زیرسیستم ثبت خلاصه معاملات به نشانی cpms.ir، نسبت به درج خلاصه معامله انجام شده در سیستم اقدام و آنرا از طریق سامانه به واحد ثبتي مربوط ارسال نماید. سپس پرينت خلاصه معامله را از سامانه دريافت و پس از مهر و امضاء، در مدت مقرر قانوني از طريق پست به واحد ثبتي ارسال نمايد.
تبصره : با توجه به اجرایی شدن استفاده از امضاء الکترونیک در تبادل اسناد در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و توسعه آن به واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی، آن دسته از دفاتر اسناد رسمی که مجهز به امضاي الکترونيک می شوند، نيازي به ارسال فيزيک خلاصه معامله به واحد ثبتي ندارند.
2- واحد ثبتی مکلف است به محض دریافت پرینت خلاصه معامله ارسالی از دفتر اسناد رسمی، مفاد آن را با اطلاعات ملک در سامانه تطبیق داده و در صورت مطابقت اطلاعات، مفاد سند را در سامانه ثبت و مراتب ثبت در بانک را بر روی خلاصه معامله به صورت مهر و امضاء گواهی و به دفتر املاک ارسال نماید.
تبصره: در صورتي که خلاصه معامله ارسال شده از طريق سامانه، داراي امضاي الکترونيکی باشد، واحد ثبتي مکلف است پس از دریافت و احراز صحت ارسال الکترونیکی خلاصه معامله، مراتب را در سامانه ثبت و پرينت آن را دريافت و به مهر "ثبت شد" ممهور و جهت ثبت در دفتر املاک به مسئول دفتر املاک تحويل نمايد.
3- مسوول دفتر املاک موظف است به فوريت مفاد خلاصه معامله را با اطلاعات دفتر املاک مطابقت داده و پس از احراز صحت اطلاعات، مفاد سند را در دفتر املاک ثبت نماید و سپس مراتب ثبت در دفتر املاک را بر روي خلاصه معامله به صورت مهر و امضاء گواهي و جهت ضبط در پرونده ثبتي به بايگاني تحويل دهد.
4- بايگان موظف است خلاصه معامله هاي واصله را بررسي و چنانچه حاوي تأييد ثبت در سامانه و دفتر املاک باشد، اصل آن را در پرونده ضبط نمايد.
5- در صورتي که هنگام ثبت اطلاعات در سامانه از سوي دفترخانه اشتباهي رخ دهد، مسئول مربوط در واحد ثبتی مکلف است به فوريت ضمن انعکاس اشتباه مذکور در سامانه، موضوع را به رئیس واحد ثبتی گزارش نماید. رئیس واحد ثبتی مطابق مقررات به موضوع رسیدگی و مراتب را به دفترخانه اعلام می نماید. سردفتر مکلف است بلافاصله نسبت به رفع اشتباه اقدام و از طریق سامانه، خلاصه معامله جدید را صادر و به واحد ثبتی ارسال نماید.
6- مسئوليت نظارت بر حسن اجراي اين دستورالعمل بر عهده معاونین سازمان، دفتر توسعه فناوری و اطلاعات، مدیران کل ستادی، مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها و رؤسای واحدهای ثبتی میباشد.
احمد تویسرکانی معاون رئیس قوه قضاییه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
